З 10 червня 2025 року п'ятирічний перехідний період переходу від паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб офіційно завершився. Міністерство соціальної політики зафіксувало дату — але не пояснило, що саме змінилося практично.
Що насправді відбулося
Електронні трудові книжки запрацювали в Україні ще з 10 червня 2021 року. З того моменту роботодавці зобов'язані вносити дані про прийняття та звільнення безпосередньо до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду. Перехідний період стосувався іншого: внесення накопиченого до 2021 року стажу з паперових документів.
Стаж, набутий після 2004 року, і так зафіксований у реєстрі — через щомісячні звіти роботодавців. Проблема — у записах до 2004 року: вони існують лише на папері, і їхнє підтвердження залежить від фізичного збереження книжки.
Не оцифрував — не втратив, але ускладнив
Пенсійний фонд України офіційно наголошує: відсутність оцифрованої трудової книжки не анулює стаж. Паперовий документ залишається законною підставою для його підтвердження. Однак на практиці це означає черги, ручну перевірку і потенційні судові спори.
«Поки термін не сплив і як реально діятимуть територіальні відділення Пенсійного фонду — невідомо»
юристка Олена Воронкова, Фокус
Уже з березня 2025 року черга на опрацювання поданих скан-копій у деяких відділеннях сягала двох місяців. Після завершення перехідного періоду навантаження, імовірно, зросте — через тих, хто відкладав процедуру до останнього.
Хто у групі ризику
- Ті, хто працював до 2004 року і не оцифрував книжку: підтверджувати стаж доведеться паперовими документами вручну.
- Пенсіонери, які продовжували працювати після 2021 року: оцифрування для них критично важливе, бо дані двох періодів зберігаються в різних системах.
- Українці за кордоном: подати документи дистанційно через вебпортал ПФУ можна, але лише з кваліфікованим електронним підписом.
- Ті, чиї роботодавці вже ліквідовані: відновити записи без архівних довідок буде значно складніше — і це вже зараз предмет судових позовів.
Що зміниться далі
У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт про продовження строку оцифрування на час воєнного стану та три роки після його завершення. Поки що це лише пропозиція — офіційна дата не змінена.
Після повного завершення оцифрування електронна трудова книжка отримає презумпцію достовірності: у разі правових суперечок вона матиме пріоритет над паперовим носієм. Паперовий оригінал роботодавець більше не зобов'язаний зберігати — він повертається працівникові під розпис.
Якщо законопроєкт про продовження строків не буде ухвалений до кінця 2025 року, а кількість звернень до ПФУ зросте — чи впорається система з опрацюванням без нових черг і технічних збоїв, які вже зафіксовані?
